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日本公文書管理法於2009年正式獲得通過。自此，日本政府依該法之規範，被課以公共記錄之責。也就是說，此後行政機關即需對文書之作成、整理、保存、移管乃至廢棄等各階段，皆予以妥適之管理與處置；在此同時，民眾亦得依該法，對這些文書與資訊，進行主體性的利用。質言之，公文書除代表了某種歷史事實的記錄，更是民眾對政府施政與決策，施以回溯性檢證時不可或缺的工具。有鑑於該制度之重要性，本文嘗試透過制度解釋（institutionalist accounts）途徑，來對日本公文書管理的制度結構進行分析，並冀盼從中汲取本土制度可能的啟示。分析後發現，日本制度將「公文書管理」視為落實民主課責的機制。問題是，倘若過於偏重監督與課責的面向，往往導致記錄過於細瑣，從而有礙於機關核心業務的推動與優質公共服務提供的價值實現。是以本文認為，考慮到當代政府運作與決策過程的繁複性，給予行政機關若干裁量空間，實有必要。日本經驗對於我國的啟示在於，有鑑於我國尚未建置起一套完整的公文書管理體系，儘速展開制度性討論與對話，實有一定的急迫性與必要性。對此，本文指出公文書管理制度建置與運作時最大的挑戰，在於必須在各項民主價值間求取平衡。在找尋此一平衡點的過程中，各項討論務需從實務的角度出發，而非僅從抽象規範層次進行論證。

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